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Le Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP)

Résumé descriptif de la certification Code RNCP : 15158

Intitulé

Secrétaire - Assistant(e)

Autorité responsable de la certification Qualité du(es) signataire(s) de la certification
Institut de formation commerciale permanente (IFOCOP) Directeur de l'IFOCOP

Niveau et/ou domaine d'activité

IV (Nomenclature de 1969)

4 (Nomenclature Europe)

Convention(s) : 

Code(s) NSF : 

324t Saisie, mise en forme et communication des données

Formacode(s) : 

Résumé du référentiel d'emploi ou éléments de compétence acquis

Le / La Secrétaire - Assistant(e) exerce les activités suivantes :
1) Accueil et information des clients, fournisseurs et collaborateurs : il ou elle assure l'interface entre le ou les managers et l'environnement de travail (interne et externe) - accueil physique, information et orientation des visiteurs - accueil téléphonique, filtrage et transmission des messages.
2) Production et rédaction de documents professionnels : organisation et classement des dossiers et fichiers sur le système d'exploitation informatique - rédaction de documents pour l'externe (courriers, comptes rendus, courriels) - production de documents adaptés en interne (notes de service, notes d'information, tableaux) - rédaction de notes, de courriers pour transmission d'informations.
3) Assistanat / organisation administrative des informations, documents, dossiers et plannings : gestion efficace de la messagerie au quotidien - tri, classement et archivage des documents du service - gestion des imprimés de position et / ou de liaison - réalisation du suivi et mise à jour des plannings, agendas personnels et partagés - gérer les achats de petits matériels et de fournitures.
4) Traitement administratif des dossiers liés à la fonction du service : prise en charge de dossiers spécialisés - collecter les informations spécifiques au domaine de spécialité - mettre en oeuvre les méthodes de travail spécifiques au domaine de spécialité.

Le titulaire de la certification est capable de :
Pôle d'activités 1 : accueil physique et téléphonique
Appliquer les codes et les pratiques de l'entreprise et de son secteur d'activité dans sa tenue et dans sa manière d'accueillir - cerner les profils des visiteurs et identifier leurs attentes - prendre en compte, clarifier et reformuler la demande - anticiper et gérer les situations délicates - gérer son stress et ses émotions grâce à la mise en oeuvre des techniques appropriées - utiliser un standard téléphonique - soigner son langage et s'exprimer avec clarté - maîtriser les appels entrants - prendre en charge des appels destinés à d'autres membres de l'entreprise - reformuler la demande de manière constructive - s'adapter à son interlocuteur - apporter les informations pertinentes en fonction de la demande - sélectionner les informations à transmettre et retranscrire les informations.

Pôle d'activités 2 : production et rédaction de documents professionnels
Organiser et optimiser l'arborescence et le classement de ses dossiers et des dossiers du service dans le système d'information - sélectionner les outils bureautiques adaptés - utiliser le clavier pour une production rapide et efficace - identifier l'objectif du document à produire - sélectionner les informations - définir les modalités d'utilisation du document - concevoir, rédiger des documents attractifs et adaptés à l'interlocuteur interne et externe - produire des tableaux et graphiques adaptés à l'utilisateur de la demande - produire une présentation informatique adaptée à l'utilisateur et à la demande - standardiser les documents au niveau bureautique - noter l'essentiel et structurer rapidement les idées développées - structurer ses notes sur la base d'une écriture abrégée - prendre des notes directement sur micro-ordinateur.

Pôle d'activité 3 : assistanat / organisation des informations, documents, dossiers et plannings
Organiser sa messagerie - concevoir une organisation de gestion de dossiers - identifier les principaux modes de classement adaptés à l'entreprise - mettre en place et utiliser des modes de classement et d'archivage - appliquer les critères de classement - proposer une solution de partage et d'archivage des documents - élaborer un modèle d'imprimé, rédiger son mode d'emploi - établir, mettre à jour les imprimés papier ou informatique - organiser et planifier une manifestation courante - mettre à jour les outils au service de la gestion du temps (agendas, plannings, échéanciers) - pré sélectionner des fournisseurs.

Pôle d'activité 4 : traitement administratif des dossiers liés à la fonction du service
Mobiliser les ressources nécessaires - identifier et appliquer les procédures existantes - utiliser la terminologie adaptée - mettre en oeuvre les méthodes et outils spécifiques - produire les éléments attendus - utiliser les logiciels spécifiques.

Secteurs d'activité ou types d'emplois accessibles par le détenteur de ce diplôme, ce titre ou ce certificat

Les emplois de secrétaire - assistant(e) intéressent tout type et toute taille d'organisation (entreprises, associations, administrations, organismes publics et privés).

Les intitulés sont variables en fonction de la spécificité liée à l'activité et à l'entité dans laquelle la personne exerce.

Secrétaire - assistant(e)
Secrétaire administratif (ve)
Secrétaire - assistant(e) comptable
Secrétaire - assistant(e) commercial(e)
Secrétaire - assistant(e) du service du personnel

Codes des fiches ROME les plus proches : 

  • M1601 : Accueil et renseignements
  • M1607 : Secrétariat
  • M1608 : Secrétariat comptable
  • D1401 : Assistanat commercial

Modalités d'accès à cette certification

Descriptif des composantes de la certification : 

La certification s'organise autour de 3 composantes :
1) Des mises en situations professionnelles portant sur les 4 pôles d'activités du titre prouvant l'acquisition de compétences nécessaire à l'occupation des emplois visés.
Pôle d'activités 1 : accueil physique et téléphonique
Pôle d'activités 2 : production et rédaction de documents professionnels
Pôle d'activités 3 : assistanat / organisation des informations, documents, dossiers et plannings
Pôle d'activités 4 : traitement administratif des dossiers liés à la fonction du service

2) Un dossier professionnel montrant les applications concrètes effectuées à un poste de travail.

3) Une appréciation du tuteur en entreprise.

Validité des composantes acquises :  5 an(s)

Conditions d'inscription à la certification Oui Non Composition des jurys
Après un parcours de formation sous statut d'élève ou d'étudiant X
En contrat d'apprentissage X
Après un parcours de formation continue X

25% de représentants de l'organisme de formation 25% de représentants de l'Administration
50% de professionnels

En contrat de professionnalisation X

idem

Par candidature individuelle X

idem

Par expérience dispositif VAE prévu en 2005 X

idem

Oui Non
Accessible en Nouvelle Calédonie X
Accessible en Polynésie Française X
Liens avec d'autres certifications Accords européens ou internationaux

Base légale

Référence du décret général : 

Référence arrêté création (ou date 1er arrêté enregistrement) : 

Arrêté du 11 février 2004 publié au Journal Officiel du 18 février 2004 portant enregistrement au répertoire national des certifications professionnelles. Enregistrement pour cinq ans.

Référence du décret et/ou arrêté VAE : 

Références autres : 

Arrêté du 10 août 2012 publié au Journal Officiel du 22 août 2012 portant enregistrement au répertoire national des certifications professionnelles. Enregistrement pour cinq ans, au niveau IV, sous  l'intitulé "Secrétaire - Assistant(e)" avec effet au 21 juillet 2012 jusqu'au 22 août 2017.

Arrêté du 8 juillet 2009 publié au Journal Officiel du 21 juillet 2009  portant enregistrement au répertoire national des certifications  professionnelles. Enregistrement pour trois ans, au niveau IV, sous  l'intitulé  Secrétaire administratif (ve) et commercial (e) avec effet  au 21 juillet 2009, jusqu'au 21 juillet 2012      

-Décret n°  2004-171 du 19 février 2004 modifiant le décret n° 2002-616 du 26 avril  2002 relatif au répertoire national des certifications professionnelles  (publié au Journal Officiel du 22 février 2004). La validité du titre  est prorogée jusqu’au 31 décembre 2005.    

Arrêté du 1er août  2003 publié au Journal Officiel du 20 août 2003 portant homologation de  titres et diplômes de l’enseignement technologique. Observations  : L'homologation prend effet à compter du 1er janvier 1996 et jusqu'au  31 décembre 2003. (modification du JO précédent)    

Arrêté du 3  octobre 2002 publié au Journal Officiel du 12 octobre 2002 portant  homologation de titres et diplômes de l’enseignement technologique. Observations : L'homologation prend effet à compter du 1er janvier 1996 et jusqu'au 31 décembre 2003.    

Arrêté du 17 décembre 1996 publié au Journal Officiel du 14 janvier  1997 sous l'intitulé 'Technicien(ne) Administratif(ve) et  Commercial(e)'    

Arrêté du 17 juin 1980 publié au Journal  Officiel du 21 août 1980 sous l'intitulé 'Diplôme de technicienne  administrative et commerciale'   

Pour plus d'informations

Statistiques : 

En moyenne 140 titulaires de la certification par an.

Autres sources d'information : 

information@ifocop.fr
www.ifocop.fr

http://www.ifocop.fr

Lieu(x) de certification : 

RUNGIS (94) Siège Social

Lieu(x) de préparation à la certification déclarés par l'organisme certificateur : 

En Ile de France : Eragny (95) - Meaux (77) - Melun (77) - Paris (75) - Rungis (94) - Versailles (78).
En Région Nord Pas de Calais : Villeneuve d’Ascq (59).
En partenariat : For’Alternance en Guadeloupe (97).

Historique de la certification : 

Technicien(ne) Administratif(ve) et Commercial(e) - Arrêté du 17 juin 1980 publié au Journal Officiel du 21 août 1980.

Technicien(ne) Administratif(ve) et Commercial(e) - Arrêté du 17 décembre 1996 publié au Journal Officiel du 14 janvier 1997.

Certification précédente :  Secrétaire administratif (ve) et commercial (e)